उपयोगी टिप्स

घर के दस्तावेजों के भंडारण को कैसे व्यवस्थित करें

भंडारण संगठन न केवल एक फैशनेबल प्रवृत्ति है, बल्कि आधुनिक दुनिया की स्थितियों में भी एक आवश्यकता है। एक कॉफी शॉप में पेरेंटिंग, वर्किंग, डिनर तैयार करना या दोस्तों से मिलना - यह सब काफी समय लेता है। घरेलू मुद्दों के संगठन पर यह अक्सर पर्याप्त नहीं होता है।

कोई कम महत्वपूर्ण कागजात और दस्तावेजों को संग्रहीत करने का मुद्दा नहीं है। प्रकाश के लिए पिछले वर्ष की रसीद को खोजने में कितना समय लगेगा?

इसे साफ करना और अतिरिक्त दस्तावेजों से छुटकारा पाना आसान है। अंतरिक्ष के आयोजन की कार्यप्रणाली की प्रसिद्ध लेखिका मैरी कोंडो की सिफारिशों का लाभ उठाने के लिए यह पर्याप्त है।

दस्तावेज़ श्रेणियाँ

घर की सफाई के विशेषज्ञ और पुस्तकों के एक लोकप्रिय लेखक ने दस्तावेजों की तीन श्रेणियों की पहचान करने की सिफारिश की है:

पहले समूह में वह जानकारी शामिल होती है जो जीवन भर आवश्यक होती है। दूसरा - एक निश्चित तिथि तक प्रासंगिक सभी प्रकार के दस्तावेज। तीसरा समूह वह सब कुछ है जो विनाश के अधीन है।

मारी कोंडो ऊर्ध्वाधर ट्रे में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की सलाह देते हैं, जो अंतरिक्ष को महत्वपूर्ण रूप से बचाता है।

इस प्रसिद्ध लेखक की प्रणाली आदर्श है, लेकिन रूसी वास्तविकताओं की स्थितियों में आवेदन के लिए इसमें कुछ बदलावों की आवश्यकता है जो वर्तमान कानून और दस्तावेज़ प्रबंधन परंपराओं को ध्यान में रखते हैं।

दस्तावेजों के लिए खोज करने के लिए आवश्यक समय दूसरे समूह के लिए अतिरिक्त उपश्रेणियों की शुरूआत से कम हो जाएगा:

  • संपत्ति: अचल संपत्ति और कारों के लिए बिक्री अनुबंध, बीमा पॉलिसी, बीटीआई से प्रमाण पत्र, यातायात पुलिस, आदि शामिल हैं।
  • स्वास्थ्य: बीमा अनुबंध, चिकित्सा रिकॉर्ड, बयान और एपिक्रेसिस और अन्य।
  • वित्तीय: बैंक खाता खोलने, जमा करने, ऋण चुकौती रसीद, प्रमाण पत्र और विवरण पर समझौते।
  • टैक्स: रसीदें, टैक्स रिटर्न आदि का भुगतान करें।

ज्यादातर मामलों में, ये चार उपश्रेणियाँ पर्याप्त हैं।

यदि स्टैक में 5-20 पृष्ठ हैं, तो उन्हें अतिरिक्त समूहों में विभाजित न करें। सही दस्तावेज खोजने में मिनट लगते हैं। यदि किसी पैक में 30 से अधिक शीट हैं, तो प्रत्येक की सामग्री का अध्ययन करें और निर्धारित करें कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से क्या बचाया जा सकता है और क्या एक अतिरिक्त उपश्रेणी में प्रतिष्ठित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक निश्चित कंपनी, अनुबंध और अन्य दस्तावेज के साथ पत्राचार जब बीमा भुगतान करते हैं।

हमेशा के लिए रखें

इस श्रेणी में वे सभी दस्तावेज़ शामिल हैं जो जीवनकाल में एक बार जारी किए जाते हैं:

  • जन्म और मृत्यु प्रमाण पत्र,
  • पासपोर्ट
  • काम की किताबें
  • पेंशन प्रमाण पत्र
  • विवाह और तलाक प्रमाण पत्र,
  • वसीयतनामा की प्रतियां, अटॉर्नी की शक्तियां,
  • दत्तक दस्तावेज।

नुकसान के मामले में, उनकी वसूली में समय लगता है और काफी प्रयास होता है।

एक सुरक्षित प्राप्त करें

"अनन्त" दस्तावेजों के भंडारण के लिए कुछ सुरक्षा नियमों के अनुपालन की आवश्यकता होती है। घर पर विशेषीकृत अलमारियाँ बहुत सी जगह लेती हैं। एक अग्निरोधक सुरक्षित खरीदने या बैंक सेल किराए पर लेने पर विचार करें।

उन्हें स्कैन करें और "क्लाउड स्टोरेज" में बैकअप को बचाएं। तो आप दूर से और किसी भी आपात स्थिति में पहुंच सकते हैं। सुरक्षा उपायों के बारे में मत भूलना: मजबूत पासवर्ड का उपयोग करें जो अन्य लोग नहीं उठा पाएंगे।

3 साल रखें

वर्तमान रूसी कानून के अनुसार, कई मामलों के लिए सीमाओं का क़ानून 3 साल है। इसलिए, इस अवधि के दौरान कुछ दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाने चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक ऋण समझौता संपन्न हुआ। आखिरी भुगतान दिसंबर 2018 में किया गया था। ऐसे मामलों में, बैंक से अर्क और ऋण के पूर्ण चुकौती के प्रमाण पत्र के लिए संपर्क करने की सिफारिश की जाती है। सभी दस्तावेज: अनुबंध, प्राप्तियां, अर्क और प्रमाण पत्र जनवरी 2022 तक रखे जाने चाहिए। बैंक या तीसरे पक्ष द्वारा दावों की स्थिति में, आप चुकौती और ऋण की कमी के तथ्य की पुष्टि कर सकते हैं।

कर दस्तावेजों के साथ स्थिति समान है। सीमा अवधि भी 3 वर्ष है। यह इस अवधि के दौरान है कि भुगतान प्राप्तियों, कर रिटर्न और दस्तावेजों में कटौती या लाभ प्राप्त करने के अधिकार की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को रखा जाना चाहिए।

इसमें यह भी शामिल होना चाहिए:

  • अचल संपत्ति या वाहनों की बिक्री के लिए अनुबंध (यदि घोषणाओं को भरते समय करों की गणना करने के लिए उनका उपयोग किया गया था),
  • बंधक समझौते
  • मेडिकल रिकॉर्ड (बिल, रसीदें, पर्चे और बीमा अनुबंध सहित),
  • मुद्रा, सोना, अन्य संपत्तियों की बिक्री की पुष्टि करने वाले दस्तावेज।

यदि कर रिटर्न भरने के लिए अचल संपत्ति या वाहन बिक्री अनुबंधों का उपयोग नहीं किया गया है, तो उन्हें संपत्ति के स्वामित्व की पूरी अवधि के दौरान "अनन्त" लोगों के करीब रखा जाना चाहिए।

यह महत्वपूर्ण है: सभी रसीदों को समय-समय पर स्कैन और डिजिटल या फोटोकॉपी किया जाना चाहिए। तथ्य यह है कि थोड़े समय के बाद, स्याही आमतौर पर फीकी पड़ जाती है, और इससे अगले भुगतान के बारे में जानकारी की पुष्टि करने के नुकसान के साथ खतरा होता है, उदाहरण के लिए, ऋण पर।

निश्चित तिथि दस्तावेज़

इस श्रेणी में वारंटी अवधि के अस्तित्व को बाधित करने वाले अनुबंध और दस्तावेज शामिल होने चाहिए: प्लास्टिक की खिड़कियों, दरवाजों, आग अलार्म, कमरे की मरम्मत सेवाओं और घरेलू उपकरणों की खरीद के लिए।

उन्हें फ़ाइल के आधार पर क्रमित करें, प्रकार और अंतिम तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करें। यदि संभव हो, तो उन्हें स्कैन करें और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करें।

स्टोर 30-45 दिन

इस समूह में शामिल हैं:

  • क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट
  • एटीएम की जांच
  • उपयोगिता और टेलीफोन बिल।

जानकारी की जाँच के तुरंत बाद एटीएम और बैंक स्टेटमेंट से चेक को छोड़ दिया जा सकता है। उपयोगिताओं के भुगतान की पुष्टि करने वाले चेक को पिछली श्रेणी में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। तिथि के अनुसार छाँटकर उन्हें बेहतर स्टोर करें।

यह महत्वपूर्ण है: सभी पुस्तिकाएं, ब्रोशर, अखबार की कतरनें जिनकी वास्तव में जरूरत होती है, उन्हें सर्वोत्तम रूप से स्कैन और इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाता है। इस मामले में, प्रतिभूतियों की मात्रा काफी कम हो जाएगी। घरेलू उपकरणों और इलेक्ट्रॉनिक्स के लिए निर्देश इंटरनेट के माध्यम से डाउनलोड किए जा सकते हैं, और मुद्रित लोगों को छोड़ दिया जा सकता है।

यदि आप विशिष्ट प्रकार के दस्तावेजों की वैधता अवधि निर्धारित करते हैं, तो वित्तीय दस्तावेजों को क्रमबद्ध करना एक काफी सरल प्रक्रिया है। एक आवधिक ऑडिट सही रसीद खोजने पर समय बचाएगा और आपको प्रतिभूतियों के अनावश्यक मात्रा से बचाएगा।

भंडारण संगठन

"अनन्त" को छोड़कर सभी दस्तावेजों को फाइलों या फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जा सकता है, श्रेणियों, उपश्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है, और तिथि के अनुसार ऑर्डर किया जा सकता है।

आप एक डेस्क ऑर्डर कर सकते हैं, जहां दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक बॉक्स डिज़ाइन किया जाएगा।

विज़ुअलाइज़ेशन की शक्ति का उपयोग करें: रंग और विषय के पत्राचार का निर्धारण करें।

  • वित्त हरा है
  • निजी बैंगनी है
  • अचल संपत्ति और वाहन - पीला,
  • मेडिकल रिकॉर्ड - नीला,
  • कर लाल हैं।

इस विधि में स्टिकर, फाइलों या कुछ रंगों के लिफाफे की खरीद में एक छोटे से निवेश की आवश्यकता होती है, लेकिन यह खोज और दस्तावेजों को व्यवस्थित करने में लगने वाले समय को कम कर देगा।

सूची

आप साल या छह महीने में एक बार प्रासंगिकता के लिए दस्तावेजों की जांच कर सकते हैं। यह दृष्टिकोण दस्तावेजों के क्रम और प्रासंगिकता को बनाए रखने में मदद करेगा।

सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने की क्षमता के बारे में मत भूलना। आधुनिक प्रौद्योगिकियां और सुरक्षा आवश्यकताएं कागजों के विशाल ढेर के अभाव में सूचना की सुरक्षा और गोपनीयता की गारंटी देती हैं।

घर में दस्तावेज़ भंडारण

सबसे पहले, आपको स्थिति का आकलन करने की आवश्यकता है - वह डिग्री जिसके लिए आपका घर कार्यालय उपेक्षित है। गृहिणियां हैं जो कागज के हर टुकड़े, खाद्य रसीद और प्रमाण पत्र को सचमुच स्टोर करती हैं। लेकिन प्रत्येक दस्तावेज़ की अपनी सीमाएं हैं - 2 सप्ताह से लेकर अनन्त तक।

जब मैंने इस मुद्दे को समझने की कोशिश की, तो मुझे अर्क, प्रमाण पत्र, घोषणाओं के बारे में परस्पर विरोधी जानकारी का सामना करना पड़ा। इसलिए, उन लोगों से दस्तावेजों के शेल्फ जीवन को परेशान और निर्दिष्ट न करें जो सीधे उन्हें जारी करते हैं।

लेकिन निश्चित रूप से, एक अपार्टमेंट, प्रमाण पत्र, टिन, पासपोर्ट के लिए दस्तावेजों को बरकरार रखा जाना चाहिए। वैसे, कभी-कभी प्रमाण पत्र और कागजात पर एक अवधि लिखी जाती है, जिसके दौरान उनके पास कानूनी या कानूनी बल होगा।

खरीदे गए घरेलू उपकरणों की जांच के लिए, यहां सब कुछ सरल है। वे वारंटी अवधि के दौरान ही मान्य होंगे। लेकिन इस क्षेत्र के विशेषज्ञ अभी भी हर समय उनकी देखभाल करने की सलाह देते हैं, जब तक कि आप इसे फेंक नहीं देते। यह मुख्य रूप से बड़े पैमाने पर उपकरणों पर लागू होता है, उदाहरण के लिए, महंगी टीवी, रेफ्रिजरेटर, मशीन टूल्स और इतने पर।

मैं व्यक्तिगत रूप से 3 साल के लिए एक वकील की सलाह पर भुगतान की रसीद रखता हूं, हालांकि यह मुझे बहुत लगता है। लेकिन जहां जाना है, जीवन में सब कुछ होता है। सामान्य तौर पर, मैं जो कहना चाहता हूं। अपने दस्तावेज़ों की अखंडता और सुरक्षा का ख्याल रखें और इसे बुद्धिमानी से समझें।

दस्तावेजों की सफाई कैसे करें?

चरण 1. एक ढेर में सभी कागज इकट्ठा। पूरी स्थिति की जटिलता का मूल्यांकन करें। व्यक्तिगत रूप से, मेरे सभी घर दस्तावेज़ एक मध्यम आकार के बॉक्स पर कब्जा कर लेते हैं। अतिशय कुछ भी नहीं है।

चरण 2. पेपर को श्रेणियों में सॉर्ट करता है। मैं इस तरह से सुझाव देता हूं:

  • एक अपार्टमेंट के लिए दस्तावेज़
  • चिकित्सा डॉक्स
  • कर
  • श्रेय
  • भुगतान प्राप्तियां
  • चेक और वारंटी कार्ड वगैरह

आप उन्हें परिवार के सदस्यों (माँ, पिताजी, बच्चों और इतने पर के दस्तावेज) के सापेक्ष वितरित कर सकते हैं। जनरल भी पिछले उदाहरण के रूप में, उन्मुख।

मुख्य बात यह है कि आप सहज हैं और किसी भी समय उस कागज को पा सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है। छंटाई को कचरा संग्रह के साथ जोड़ा जाना चाहिए और बाहर फेंकना चाहिए जो अब ज़रूरत नहीं है। क्या-क्या, लेकिन पत्रक, ब्रोशर तुरंत बिन भेजे जाने चाहिए।

यदि आपको इस बारे में कोई संदेह है, तो इसे एक तरफ रख दें। जितनी जल्दी हो सके उनके शेल्फ जीवन का पता लगाएं। व्यवसाय कार्ड के लिए, उन्हें एक विशेष आयोजक या एक छोटे से बॉक्स में रखा जा सकता है।

चरण 3. एक भंडारण विधि चुनना। एक नियम के रूप में, अक्सर वे घर में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर्स का उपयोग करते हैं। उन्हें अलग से डाला जा सकता है या पहले से ही कवर के साथ एक हो सकता है। कागजात के आयोजन का यह तरीका बहुत सुविधाजनक है। आप कई ऐसे फ़ोल्डर खरीद सकते हैं और उनमें से प्रत्येक को एक श्रेणी (कर, चिकित्सा दस्तावेज और इसी तरह) को असाइन कर सकते हैं।

पोर्टफ़ोलियो फ़ोल्डर इस कार्य को बदतर बनाने में सक्षम हैं। यह न केवल उन में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए सुविधाजनक है, बल्कि आपके साथ लेने के लिए भी सुविधाजनक है।

एक नियम के रूप में, ऐसे आयोजकों पर एक छोटी सी जगह होती है जहां हस्ताक्षर करना संभव है। फिर आप निश्चित रूप से अन्य श्रेणियों के साथ इसे भ्रमित नहीं करेंगे। बेहतर अभी तक, प्रत्येक प्रकार के कागज के लिए एक रंग असाइन करें। उदाहरण के लिए, घर पर दस्तावेज़ लाल फ़ोल्डर में हैं, मेडिकल प्रमाण पत्र, कार्ड, और इतने पर हरे, नीले रंग में टैक्स पेपर।

घर में दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने का एक और तरीका है विभाजन के साथ फ़ाइल अलमारियाँ। इस मामले में कागजात मुख्य रूप से फ़ाइलों या पतले फ़ोल्डरों - फ़ोल्डरों में हो सकते हैं। इस मामले में, प्रोट्रूशियंस के साथ विशेष प्लेट, जहां आप दस्तावेजों के प्रकार पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, सॉर्टर हैं। ऐसे उपकरण सस्ते नहीं हैं। लेकिन आप इसे स्वयं कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विभाजक के रूप में, घने रंगीन कार्डबोर्ड लें और एक कगार काट लें। इस प्रकार, आप न केवल अपने घर के कागजात के भंडारण को व्यवस्थित करेंगे, बल्कि पैसे भी बचा सकते हैं।

खैर, आखिरी विकल्प जो मैं आपको पेश करना चाहता हूं वह है बक्से। सिद्धांत रूप में, आप एक ही फ़ोल्डर और फ़ाइलों को उनमें रख सकते हैं, अर्थात्, कई भंडारण विधियों को जोड़ सकते हैं। लेकिन अब मैं कुछ और बात कर रहा हूं। उदाहरण के लिए, भुगतान के लिए पत्र, रसीद पूरी तरह से मानक प्रारूप के नहीं हैं, जब वे विशेष रूप से फ़ोल्डर के आकार में फिट नहीं होते हैं, खासकर जब उनमें से बहुत सारे होते हैं। फिर साधारण छोटे बक्से बचाव के लिए आएंगे। वे छोटे दस्तावेजों को मोड़ने के लिए बहुत सुविधाजनक हैं।

चरण 4. यह आपकी प्रतिभूतियों के लिए जगह के बारे में सोचने का समय है। सबसे पहले, यह अजनबियों और मेहमानों के लिए दुर्गम होना चाहिए। वह छिपी हुई आँखों से छिपा है। यह एक मेजेनाइन हो सकता है, डेस्कटॉप के ऊपर एक ऊपरी शेल्फ, एक सुरक्षित या एक दराज, अधिमानतः एक कुंजी के साथ बंद। जिनके बच्चे हैं, उनके लिए भी यह ध्यान देने योग्य है कि क्या बच्चे प्रतिभूतियों को प्राप्त कर पाएंगे। आखिरकार, वे एक जिज्ञासु लोग हैं, और हर जगह वे अपने छोटे हाथों का उपयोग कर सकते हैं।

बच्चों के लिए दुर्गम होने पर भी आपको धूप वाली जगहों का चयन नहीं करना चाहिए। नमी और सूरज से, कागज फीका और खराब हो सकता है।

और एक और अति सूक्ष्म अंतर जिसका मैं उल्लेख करना भूल गया। एक फ़ोल्डर बनाएं जहां सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों की सभी फोटोकॉपी संग्रहीत की जाएंगी, उदाहरण के लिए, पासपोर्ट, बीमा पॉलिसी, पेंशन प्रमाण पत्र, एक अपार्टमेंट के लिए दस्तावेज और इसी तरह। यदि आपको तत्काल प्रतियों की आवश्यकता है, लेकिन आपके पास एक फोटोकॉपियर नहीं है, तो पर्याप्त समय नहीं है, तो यह चाल आपको बचा लेगी।

ठीक है, और आखिरी, कागज के उस ढेर के साथ न खींचो जिससे आपको शेल्फ जीवन के बारे में संदेह हो। जैसे ही आप इस मामले से निपटते हैं, तुरंत उन्हें अपने स्थानों पर रख दें। आखिरकार, अब आपके पास उच्चतम स्तर पर आयोजित घर पर दस्तावेजों का भंडारण है!

और आप पेपर कैसे चुराते हैं? अपने रहस्यों को साझा करें! एक टिप्पणी छोड़ दो! जल्द मिलते हैं!

1 चरण - मूल्यांकन और योजना

सबसे पहले, मैंने अपने लिए एक प्रश्नावली संकलित की और इसका उत्तर दिया, उदाहरण के लिए, इसमें से कुछ प्रश्न और उत्तर:

आपको एक संगठन की आवश्यकता क्यों है?

ताकि यह मेरे घर में सभी के लिए आरामदायक और सुंदर हो, और परिवार के सभी सदस्यों के लिए जल्दी से सही चीज़ ढूंढना भी सुविधाजनक होगा।

आप कब से गड़बड़ में हैं?

लगभग एक वर्ष तक दस्तावेजों में गड़बड़ी - तीसरे बच्चे के जन्म के बाद धीरे-धीरे जमा हुई, इससे पहले कि सब कुछ सावधानीपूर्वक आयोजित किया गया था।

आपकी राय में व्यवस्था बनाए रखने में क्या बाधा है?

खाली समय में माँ की कमी और अविकसित भंडारण प्रणाली।

क्या परिवार व्यवस्था बनाए रखने के लिए प्रयास करता है?

केवल मैं कागजात के लिए आदेश लाता हूं; मेरे पति, जैसा कि मैं उनका उपयोग करता हूं, कागजात को उनके स्थान पर लौटाता हूं, लेकिन हमेशा नहीं।

क्या आपके पास कोई विशेष संगठन की आवश्यकता है?

ताकि दस्तावेज़ मुझे और मेरे पति दोनों के लिए आसानी से मिल सकें

आपके घर का कौन सा संगठन अच्छा काम करता है?

इससे पहले, जब मैंने समय पर आने वाले सभी दस्तावेजों को रखा - इस प्रणाली ने अच्छी तरह से काम किया। सभी दादी के लिए। डैडीज पर हस्ताक्षर किए हैं। सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों के साथ एक अलग फ़ोल्डर।

क्या खराब काम करता है या बिल्कुल काम नहीं करता है?

आने वाले दस्तावेजों को तह करने के लिए एक अलग अस्थायी फ़ोल्डर, यह वर्ष के लिए सभी दस्तावेजों का एक स्थायी भंडारण बन गया है।

परिणामस्वरूप आप क्या प्राप्त करना चाहते हैं?

एक अच्छी तरह से व्यवस्थित दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली जिसमें सही दस्तावेज़ ढूंढना आसान है, दोनों मेरे लिए और मेरे पति और किसी अन्य रिश्तेदार के लिए।

क्या कठिनाइयों की उम्मीद है?

  • दस्तावेज़ पूरे वर्ष के लिए पार्स नहीं किए गए
  • दस्तावेजों को एक जगह जमा नहीं किया जाता है
  • मेरे पास एक वर्षीय बच्चा है जो सभी दस्तावेजों को तोड़ सकता है यदि संगठन उसके साथ किया जाता है (औसत बच्चा भी क्या हो रहा है में दिलचस्पी दिखा सकता है और माँ की "मदद" करना शुरू कर सकता है।

उन्हें कैसे दूर किया जा सकता है?

जब बच्चे सो रहे हों या घर के बाहर हों (पिताजी या दादी के साथ घूमना, अपनी दादी के साथ दूसरे कमरे में जाना)

अगला, मैंने प्रश्नावली के उत्तर के आधार पर संगठन की एक विस्तृत योजना बनाई। मैंने प्रत्येक कार्य के लिए समयसीमा निर्धारित की, उपलब्ध संगठनात्मक सामग्री और बजट के साथ योजना को सहसंबद्ध किया।

निम्नलिखित संगठनात्मक सामग्री मेरे लिए उपलब्ध थी:

  • फ़ाइलों के साथ कई फ़ोल्डर,
  • छल्ले के साथ तीन कार्यालय फ़ोल्डर,
  • कई फ़ोल्डर
  • महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए ताला पर एक बड़ा फ़ोल्डर,
  • कई फाइलें
  • विभिन्न रंगों और आकारों में प्लास्टिक के फ़ोल्डर,
  • पहचान के लिए स्टिकर,
  • एक प्लास्टिक आयोजक।

मुझे बस अपनी योजना के अनुसार तीन बड़े कार्डबोर्ड आयोजकों को खरीदना था, जो मैंने किया।

घर पर दस्तावेजों का भंडारण: कागजात को साफ करें

इंटरनेट रिकॉर्डिंग और प्रौद्योगिकी के हमारे युग में, यह सवाल "वह छोटा नीला कागज कहां गया?", ऐसा प्रतीत होता है, सिद्धांत रूप में किसी को भी चिंता नहीं करनी चाहिए। हालाँकि, ऐसा नहीं है। अब, कागज के विभिन्न टुकड़ों में सबसे अधिक बार एक अद्भुत स्मृति की स्थिति होती है, जिसे मैं वास्तव में हमेशा के लिए रखना चाहता हूं। यह टिकटों से लेकर दूर की जमीनों तक का क्रेज हो सकता है, थिएटर के लिए निमंत्रण या सिर्फ एक मीठा सा नोट जिसे कोई एक बार आपके लिए टेबल पर छोड़ दे। समय के साथ, ऐसे पेपर "जमा" की संख्या बढ़ रही है और बढ़ रही है, चुपचाप कमरे को एक गोदाम में बदल रही है। और हम उन लोगों के बारे में क्या कह सकते हैं जो स्टिकर पर संदेश लिखना पसंद करते हैं, उन्हें यहां और वहां लटकाते हैं। हमने कागजात संग्रहीत करने के लिए आठ विचार पाए, जिससे आप एक भी महत्वपूर्ण दस्तावेज नहीं खो सकते हैं और साथ ही कमरे में जगह को व्यवस्थित कर सकते हैं।

सामग्री:

कागजात के लिए एक फ़ोल्डर पहली चीज है जो उनके भंडारण के बारे में सोचते समय ध्यान में आता है, खासकर अगर बहुमत काम कर रहे कागजात हैं। यह फ़ोल्डर सुविधाजनक है कि यह आपको एक निश्चित क्रम में और वर्गीकरण द्वारा कागज की व्यवस्था करने की अनुमति देता है, इसके अलावा, आप इसमें विभिन्न आकारों के कागज संग्रहीत कर सकते हैं।

फोल्डर्स को कई तरह के रंगों और डिजाइनों में बनाया जा सकता है, इसलिए वे आसानी से किसी भी डेस्कटॉप के स्पेस में फिट हो जाते हैं। इसके अलावा, वे बहुत विशाल हैं और बहुत जगह नहीं लेते हैं, इसलिए यदि आपके पास बहुत सारे कागजात हैं, तो वे एक उत्कृष्ट समाधान होंगे, लेकिन उनके साथ घूमने के लिए बिल्कुल कहीं नहीं है।

पेपर टोकरी एक बहुत ही व्यावहारिक और साथ ही एक बहुभिन्नरूपी समाधान है। В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. इसे एक कैबिनेट पर या एक मेज के नीचे रखा जा सकता है, लेकिन हम आपको इसे अंकित करने की सलाह देते हैं, ताकि आप भूल न जाएं कि आपने वहां क्या रखा है।

2 चरण - श्रेणियों के अनुसार दस्तावेजों को छांटना

सबसे पहले, मैंने कागज पर एक संभावित छंटाई निर्धारित की, इसे मौजूदा संरचना के साथ सहसंबद्ध किया, काफी बदल गया।

मैंने इसे पूर्णतावाद के बिना किया: पर्याप्त विस्तार से, लेकिन 2 मिनट में एक नोटबुक में एक साधारण शीट पर।

यहाँ है कि यह कैसे देखा:

फिर मैंने काम की मात्रा का मूल्यांकन करना शुरू किया।

यहाँ मैं बाहर करने के लिए क्या जरूरत की तस्वीरें हैं:

हां, मेरे पास हमेशा बहुत सारे कागजात होते हैं: मेरा परिवार बड़ा है, वहां थे और बहुत सारे क्षेत्र हैं जिनमें मुझे व्यक्तिगत रूप से कागजात रखने की जरूरत है।

3 चरण - न्यूनतम

त्वरित दस्तावेज़ रीसाइक्लिंग सूची:

  • जंक मेल - यह नहीं था
  • विज्ञापन कैटलॉग - तुरंत फेंक दें
  • घोषणाएं और ब्रोशर - तुरंत दूर फेंकना
  • दो महीने से अधिक पुरानी पत्रिकाएं, यदि योजनाओं में आवश्यक प्रकाशनों पर लौटने के लिए संग्रह नहीं है - मेरे पास एक संग्रह है और मेरे पति के लिए एक, संग्रह अच्छी तरह से व्यवस्थित हैं। पत्रिकाओं की समय-समय पर समीक्षा की जाती है।
  • समय सीमा समाप्त कूपन, गारंटी, निमंत्रण - ऐसा नहीं है
  • मैंने उपकरणों के संचालन के लिए नियमावली को संशोधित किया है जो अब मौजूद नहीं है या अंत में टूट गया है - ऐसे कोई मैनुअल नहीं थे
  • महत्वपूर्ण दस्तावेज जो समाप्त हो गए हैं - काफी कुछ थे
  • दस्तावेजों का काम किया - इनमें से बहुत सारे थे

3. कागज धारक

पेपर धारक स्मारक पेपर गिज़्म के भंडारण के लिए उपयोगी है, साथ ही आवश्यक फोन या नोट्स-युक्तियों के साथ कागज के टुकड़ों के लिए भी।

धारक को संक्षिप्त और जटिल भावना में बनाया जा सकता है, इसलिए यह कमरे के लिए सजावट का एक बड़ा तत्व होगा।

यदि आपके पास वास्तव में बहुत सारे कागजात हैं और वे सभी पूरी तरह से अलग-अलग गुण हैं, तो सही समाधान उन्हें बक्से में स्टोर करना होगा, उन्हें विषय या आकार के आधार पर रखा जाएगा। बेशक, बक्से घरेलू उपकरणों की खरीद की एक प्रतिध्वनि नहीं होनी चाहिए - उज्ज्वल और गैर-मानक मॉडल चुनें जो आंतरिक शैली के पूरक हैं।

बक्से भी बेहतर लेबल होते हैं, कौन जानता है, अगर आप उनकी सामग्री को फिर से पढ़ना चाहते हैं तो क्या होगा?

4 कदम - सब कुछ जगह में रखें और 5 कदम कंटेनरीकरण करें

मैंने शेष सभी दस्तावेजों को 3 भागों में रखा:

  1. दस्तावेज़ जो मैं हमेशा अपने साथ रखता हूँ
  2. सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज जो हम अपने साथ आपातकालीन स्थिति में ले जाते हैं
  3. अन्य दस्तावेज

दस्तावेज जो हमेशा मेरे साथ होते हैं, मैं एक छोटे से हरे रंग की प्लास्टिक फ़ोल्डर में रखा।

इस फ़ोल्डर में, मैंने प्रत्येक बेटी के लिए अलग से तीन नीले फाइलों में अलग-अलग दस्तावेजों को रखा।

मूल रूप से, मैं इन दस्तावेजों को अपने साथ ले जाता हूं जब मैं अपनी सभी बेटियों के साथ कहीं जाता हूं।

लेकिन मैं केवल एक बेटी के लिए दस्तावेज ले सकता हूं। अब यह करना बहुत आसान और तेज है।

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज जो हम आपात स्थिति में अपने साथ ले जाते हैं।

संगठन की शुरुआत से पहले, उन्हें लॉक पर सभी एक फ़ोल्डर में संग्रहीत किया गया था और यह इस तरह दिखता था:

दस्तावेज़ सभी एक साथ थे, लेकिन इस फ़ोल्डर में आवश्यक दस्तावेजों की खोज करना बहुत सुविधाजनक नहीं था।

मैंने फ़ोल्डर के अंदर इन दस्तावेजों को कई श्रेणियों में क्रमबद्ध किया।

उसने प्रत्येक श्रेणी को अपने रंग के प्लास्टिक फ़ोल्डर में रखा, फ़ोल्डर पर हस्ताक्षर किए।

उसके बाद, उसने पहले से ही सभी फ़ोल्डरों को लॉक पर एक ही बड़े फ़ोल्डर में रखा, जो आपके साथ आपातकालीन स्थिति में ले जाना आसान है (उदाहरण के लिए आग)।

यह बहुत अच्छा निकला। सही दस्तावेज ढूंढना अब एक मिनट से भी कम समय में किया जाता है। और न केवल मेरे द्वारा, बल्कि मेरे पति द्वारा भी।

अन्य दस्तावेज मैंने श्रेणियों में भी हल किया और उन्हें अलग-अलग प्रारूपों के अलग-अलग फ़ोल्डर में डाल दिया।

फ़ोल्डर, इसलिए गिरने के लिए नहीं, मैंने बड़े कार्डबोर्ड आयोजकों में डाल दिया।

परिणामस्वरूप, दस्तावेजों के साथ मेरा शेल्फ इस तरह दिखने लगा:

अलग-अलग, मैंने शौक के प्रकार से पत्रिकाओं, क्लिपिंग और प्रिंटआउट के भंडारण को व्यवस्थित करने पर ध्यान दिया। मैं सुईवर्क पसंद करता हूं और इसके लिए बहुत समय देता हूं।

मैंने भंडारण को प्रकार से व्यवस्थित किया: सिलाई के लिए, एक कांटा पर बुनाई और बुनाई के लिए, क्रॉचिंग, कढ़ाई, विभिन्न अन्य प्रकार के सुईवर्क (क्विलिंग, स्क्रैपबुकिंग, आदि)।

सभी को अलग-अलग फ़ोल्डर में रखा गया, विशेष स्टिकर की मदद से सब कुछ पर हस्ताक्षर किए।

यहां बताया गया है कि यह अंत में कैसे दिखना शुरू हुआ:

चरण 6 - निपटान

मुझे छुटकारा पाने के लिए आवश्यक सभी कागजात, मैंने तुरंत दूसरे चरण के दौरान तीन भागों में हल किया:

1) बच्चों के लिए ड्राइंग के लिए रैप, मैंने तुरंत बच्चों को उनके कमरे में एक विशेष आयोजक में रखा,

2) कॉटेज में जलाने के लिए या स्कूल में बेकार कागज इकट्ठा करने के लिए कागजात - इन कागजों को एक बड़े बैग में पैक किया, जिसे हम कॉटेज में ले गए।

3) मैंने कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेजों को छोटे टुकड़ों में हस्ताक्षर के साथ फाड़ दिया और उन्हें बिन में फेंक दिया।

चरण 7 - आगे के रखरखाव के लिए योजना

सभी कागजात का विश्लेषण पूरा करने के बाद, मैंने खातों और छंटाई के लिए कागजात के लिए एक बफर फ़ोल्डर बनाया।

इस फ़ोल्डर को अपने डेस्कटॉप पर रखें। फ़ोल्डर को स्टोर करने के लिए सुविधाजनक बनाने के लिए, मैंने अपने डेस्कटॉप के लिए एक विशेष सुविधाजनक आयोजक खरीदा।

इसमें, मैं अब छँटाई के लिए दस्तावेजों के साथ-साथ अपनी डायरी और दैनिक उपयोग के लिए कुछ किताबें और नोटबुक संग्रहीत करता हूं।

मैंने निर्धारित किया कि मैं करूंगा प्रति माह कम से कम 1 बार बफर फ़ोल्डर को इकट्ठा करें, आदर्श रूप से प्रति सप्ताह 1 समय (दो)।

पार्सिंग समय को याद नहीं करने के लिए, मैंने कागजात को पार्स करने के लिए एक विशिष्ट दिन और समय निर्धारित किया।

अगर मैं महीने में एक बार अलग होता हूं, बिलों का भुगतान करने के बाद, यानी 10 वें दिन के बाद ऐसा करना मेरे लिए सुविधाजनक है।

अगर मैं सप्ताह में एक बार अलग-अलग दस्तावेज ले जाता हूं, तो बुधवार को दस्तावेजों को पार्स करना मेरे लिए सुविधाजनक है।

अब तक, कई महीनों के लिए, मैं इस आदेश का पालन करने में सक्षम रहा हूं।

सच है, जबकि मैं दस्तावेजों को साप्ताहिक रूप से पार्स नहीं करता हूं, लेकिन 11 वें महीने में एक बार।

याद रखने के लिए एक और महत्वपूर्ण बिंदु प्रवेश द्वार पर दस्तावेजों को नियंत्रित करना है: अर्थात, अनावश्यक लोगों को तुरंत त्याग दें।

मेरे पति और मैं तुरंत चेक फेंक देते हैं, क्योंकि हम उन्हें एक विशेष कार्यक्रम में दर्ज करते हैं। मैं दिन में लगभग एक बार बाकी कागजों को ट्रैक करता हूं जब मैं अपनी मेज पर बैठ जाता हूं।

अब तक, सभी दस्तावेज क्रम में हैं। परिणामी प्रणाली अच्छी तरह से काम करती है! और यह बहुत अच्छा है!

इसलिए यहां मैंने घर पर दस्तावेजों के भंडारण का आयोजन किया। आप अपने दस्तावेज़ कैसे रखते हैं?

कृपया लेख के अपने छापों और अपने व्यक्तिगत अनुभव के नीचे टिप्पणी में साझा करें।

5. आयोजक मंडल

उन लोगों के लिए एक आदर्श समाधान जो अपने डेस्कटॉप पर बहुत समय बिताते हैं, इसलिए वे लगातार खोए हुए स्टिकर या आवश्यक रसीद खोजने के बारे में चिंतित हैं।

आयोजक बोर्ड को विभिन्न प्रकार की विविधताओं में बनाया जा सकता है, फ्रेम से शुरू होकर नोटों को बटन के साथ जोड़ा जाता है और बहुक्रियाशील दराज और एक चुंबकीय बोर्ड के साथ समाप्त होता है। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि व्यक्तिगत रूप से आपके लिए अधिक सुविधाजनक क्या है।

6. दराज के मिनी छाती

दराज के मिनी-छाती एक बहुत ही सुरुचिपूर्ण भंडारण समाधान है, और आप इसे अपनी पसंद के अनुसार सजा सकते हैं: इसके लिए, आपको बस आइकिया में एक लकड़ी का खाली सामान खरीदने की जरूरत है, या किसी ऐसे व्यक्ति से पूछें जिसे आप व्यक्तिगत रूप से इसे आपके लिए बनाना चाहते हैं।

दराज के इस सीने में दराज कागज के सबसे छोटे टुकड़ों को संग्रहीत करने के लिए बहुत कार्यात्मक और आदर्श हैं जो तुरंत हमेशा और हमेशा के लिए खो जाते हैं। अब ऐसा नहीं रहेगा! यदि आप दराज के इस तरह के छाती के लैकोनिक लकड़ी के संस्करण को पसंद करते हैं, तो यह भी बहुत उपयुक्त होगा, खासकर न्यूनतर अंदरूनी में।

7. मेलबॉक्स

एक बहुत ही मूल समाधान, अक्षर और कार्ड संग्रहीत करने के लिए आदर्श। हालाँकि, आप वहाँ और प्यारे नोटों को छिपा सकते हैं जिन्हें आप चुभती आँखों से छिपाना चाहेंगे, लेकिन किसी भी स्थिति में नहीं खोना चाहिए!

बॉक्स को दीवार पर या दरवाजे पर सबसे अच्छा रखा जाता है, और चमकीले रंग रूपांतरों का चयन करें: इस तरह, इस पर डाले गए हर लुक से आपके मूड में सुधार होगा। इसके अलावा, आप बॉक्स में पालतू जानवरों के लिए संदेश छोड़ सकते हैं - मुख्य बात यह है कि इसे जांचने के लिए मत भूलना, अन्यथा कोई व्यक्ति इस सवाल के लिखित उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा होगा कि उसके मोज़े तीसरे दिन कहाँ गए हैं। खैर, वेलेंटाइन डे पर, आप मेलबॉक्स का उपयोग अपने इच्छित उद्देश्य के लिए कर सकते हैं!

8. लिफाफा पॉकेट

एक व्यावहारिक कागज भंडारण समाधान जो अंतरिक्ष बचाता है। इस तरह के पॉकेट्स को टेबल के किनारे, किचन में या दालान में रखा जा सकता है और वहां कागजात जमा करके, उन्हें विषय के आधार पर विभाजित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, रसोई में एक लिफाफे में आप खाने के लिए रसीदें रख सकते हैं और कुछ खरीदने की इच्छा के साथ नोट कर सकते हैं, एक कमरे के लिफाफे में यह फोन नंबर के साथ स्टिकर हो सकता है, और दालान में फर्श पर अप्रत्याशित रूप से कागज के टुकड़े मिलते हैं। हालांकि। हमारे विचारों के बाद, यह सही होने की संभावना नहीं है?

हमें उम्मीद है। और अब आपके पेपर हमेशा सही क्रम में होंगे!